رویداد۲۴ در سال های اخیر هماهنگی در قالب های نگارشی از حیث رعایت دستور زبان فارسی در میان اداره های دولتی، سازمانها و شرکت ها به گونه ای از میان رفته که آیین نگارش در دو اداره کشور را نمی توان در یک خط و راستا مشاهده نمود و متاسفانه با وجودی که پویاترین بخش هر سازمان یا اداره، نامه نگاری آن سازمان است، اما به دلایلی مانند: ناآگاهی از دستور زبان فارسی، خطاهای تایپی، بی دقتی، بی حوصلگی، نداشتن مهارت کافی، تمایل به کابرد لغات عربی و کابرد اصطلاحات فضل فروشانه از پویایی افتاده است.
سلسله مراتب(گیرندگان نامه) اداری و لزوم شناخت آن
در سلسله مراتب اداری واژه ها و اصطلاحاتی که در نامه ها به کار می روند، از بالادست به پایین دست کاملا متفاوت است. مثلا هیچ گاه نمی بینیم، بالادست نامه مستقل به بخش زیردست ارسال نماید، بلکه درخواست خود را در قالب بخش نامه برای کارمندان و بخش زیردست ارسال می کند و کارمندان زیردست هم بازخورد را در قالب گزارش ارسال می کنند. پیرو این دو نوع ارتباط، واژه هایی که در این بین رد و بدل می گردند، تا حدودی متفاوت با موقعیت افراد، انتخاب می گردند. در زیر این سلسله مراتب ذکر گردیده است.
سلسله مراتب اداری
ویژگی های نامه اداری
ویژگی های نامه اداری عبارتند از: شماره، تاریخ، عنوان واحد گیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، نام و امضای شخص صلاحیت دار.
فاصله از چهارسو در نامه های اداری با ابعاد A4
⦁ از بالای صفحه 4 سانتیمتر تا گیرنده نامه
⦁ 2 سانتیمتر از گیرنده نامه نخستین سطر نامه
⦁ 3.5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر نخست(برای رعایت بندنویسی)
⦁ 2.5 سانتیمتر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم(سطردوم تورفتگی ندارد)
⦁ 1.5 سانتیمتر از سمت چپ حاشیه
⦁ 2.5 سانتیمتر حاشیه پایین صفحه تا آخرین سطرنامه
شماره گذاری صفحات نامه
در نامه نگاری، نامه هایی که ادامه دار باشند، بجز صفحه نخست، صفحه دوم به بعد شماره گذاری می گردند. در آخرین خط صفحه نخست نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه اداری باید علامت (%) را به کار برد.
اجزای اصلی تشکیل دهنده نامه های اداری
نامه های اداری دارای چندین بخش است:
⦁ سربرگ
اندازه سربرگ در مهرماه سال 1394 در موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران استاندارد گردید. بر اساس این بخشنامه سربرگ دارای بخش های زیر است
⦁ نشانه یا آرم جمهوری اسلامی در سمت راست قرار می گیرد و در بسیاری از ادارات و شرکت ها جانشین "به نام خدا" یا "باسمه تعالی" است.
⦁ نام وزارت خانه، موسسه دولتی یا خصوصی(سمت راست زیر نشان رسمی کشور و در این حالت نام خدا در وسط قرار می گیرد.)
⦁ تاریخ، شماره و پیوست یا شماره، تاریخ و پیوست(در سمت چپ)
⦁ عناوین
دومین بخش از هر نامه اداری که شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه است
⦁ متن
باید در در پردازش هر متن نامه های اداری، سه بخش جداگانه را مد نظر قرار داد.
⦁ مقدمه در مورد مطلب(فضا سازی)
⦁ پیام اصلی
⦁ اختتام مطلب(ایجاد انگیزه و ترغیب مخاطب)
⦁ امضا
اعتبار نامه بستگی به امضای آن دارد که ابتدا با نام و نام خانوادگی نویسنده و سپس مقام وی در زیر آن کامل می گردد.
⦁ رونوشت
اجزای تشکیل دهنده نامه اداری
نامه با ماهیت هماهنگی
این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیرمجموعه ارسال می گردد. محتوای این گونه نوشته ها، ایجاد هماهنگی در اجرای امور است و غالبا با استناد به گفتگوها و ارتباط های تلفنی شروع می گردد؛ مثال:
" پیرو مذاکره حضوری خواهشنمد است، در صورت موافقت و بنا به صلاحدید، موضوع فوق، در جلسه هئیت مدیره مجمع مطرح و تصمیم گیری گردد. در ضمن، با عنایت به این نکته که شرایط مشابهی برای پنج واحد زیر مجموعه وجود دارد، پیشنهاد می گردد، به صورت یک پارچه از همه واحدها آمارگیری گردد."
نامه با ماهیت خواهشی (درخواستی)
اغلب نوشته های بین سازمان ها، واحدها و اشخاص از موسسات، ماهیت درخواستی دارند و تقاضایی در آنها مطرح می شود که شروع آنها با جمله خواهشی است؛ مثال:
" با تبریک فرا رسیدن ولادت آقا صاحب الزمان(عج) خواهشمند است، در مراسم ویژه جشن نیمه شعبان به همراه جلسه پرسش و پاسخ کارکنان در تاریخ 1400/12/27 راس ساعت 13:25 در نمازخانه این پالایشگاه شرکت فرمایید. حضور ارزشمند جناب عالی در محفل دوستداران اهل بیت عصمت و طهارت افتخار فراوان است."
سرآغاز نامه های درخواستی به شکل زیر پسندیده تر و رایج تر است:
⦁ به استحضار می رساند،
⦁ به استحظار عالی می رساند،
⦁ به عرض عالی می رساند،
⦁ به عرض می رساند،
جملات پایانی(انگیزشی) با گیرنده حقیقی در یک نامه خواهشی، معمولا به صورت زیر تنظیم می گردد:
⦁ پیشاپیش از توجه جناب عالی سپاسگزاری می گردد.
⦁ پیشاپیش از عنایت حضرت عالی تشکر می گردد.
⦁ از توجه و همکاری حضرت عالی سپاسگزاری می گردد.
⦁ پیشاپیش از توجه و همکاری جناب عالی تشکر می گردد.
نمونه یک نامه درخواستی:
"اینجانب امیرحسین سامان به شماره کارمندی 54125 متقاضی شرکت در کلاس آموزشی آیین نگارش و نامه نگاری اداری در سامانه آموزشیار است. با توجه به این که در تاریخ یاد شده کلاس مذکور تشکیل نگردیده، خواهشمند است در صورت صلاحدید، اینجانب برای دریافت آموزش به شکل ویدیویی به مجموعه فرانو معرفی گردد. پیشاپیش از توجه حضرت عالی سپاسگزاری می گردد."
هنگام نگارش جمله انگیزشی (پیشاپیش از توجه جنابعالی سپاسگزاری می گردد) دقت کنید که گیرنده نامه به شکل حقیقی نوشته شده باشد. اگر گیرنده شخص حقوقی باشد، باید به شکل حقوقی ایجاد انگیزه را نوشت؛ مثال، پیشاپیش از عنایت آن مدیریت در این خصوص سپاسگزاری می گردد.
نامه با ماهیت دستوری(امری)
این گونه نوشته ها از مقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می گردد؛ مانند:
"شایسته است در یک پیش نویس به صورت جدول، صورت هزینه های 6 ماه اول سال با مشخصات کامل و جزئیات به این دایره ارسال گردد."
چگونگی سرآغاز نامه های امری
⦁ به اطلاع می رساند
⦁ بازگشت به نامه شماره ..... تاریخ .....
⦁ تذکر می دهد،
⦁ لازم است، یادآوری گردد
⦁ تذکر این نکته ضروری است که....
⦁ شایسته است، ترتیبی صورت پذیرد که....
چگونگی سرآغاز نامه دستوری به هم رتبه و همکار
در این نوع از نامه ها، احترام به همکار باید محفوظ گردد و نامه به شکل ارتباط از بالا به زیردست نباشد. گاهی پیش می آید مدیرکل یک سازمان به شهردار یا مدیرعاملی (و برعکس) نامه بنویسد، در این صورت محتوای پیام نباید آمرانه و از بالا به پایین باشد. مثال:
⦁ خواهشمند است، دستور فرمایید، تا نسبت به موضوع یاد شده، تعیین تکلیف گردد.(در صورتی که نیاز به تعیین تکلیف در موضوعی باشد.)
⦁ خواهشمند است، تدبیری صورت پذیرد، تا پیگیری های لازم در این خصوص انجام گردد.(در صورتی که نیاز به پیگیری موضوعی باشد.)
⦁ عنایت فرمایید، تدبیری صورت پذیرد، تا مورد پیوستی ملاحظه و بررسی گردد.(در صورتی که پیوست یک نامه نیاز به مطالعه و بررسی داشته باشد.)