رویداد چیست و از مدیریت و الزامات آن چه می‌دانیم؟

رویداد۲۴ | هدی کاشانیان: کلمه رویداد یا به انگلیسی ایونت به معنی فعالیتی است که برای هدفی خاص برنامه ریزی شده و به هر واقعه یا پدیده‌ای که یک آغاز مشخص و یک پایان مشخص داشته باشد و باعث ایجاد تغییر شود. به‌طور دقیق و واضح‌تر به هر نوع فعالیت یا جشنی گفته می‌شود که با اهدف خاصی اجرا می‌شود. این فعالیت‌ها ممکن است به صورت آنلاین یا حضوری برگزار شوند و در بسیاری از موارد هدف ایجاد ارتباطات اجتماعی، تبلیغاتی، خیریه، آموزشی یا تفریحی داشته باشند.

معنی رویداد چیست و چه مفهومی را می‌رساند؟ 

رویداد به هر نوع تجمع یا گردهمایی که با تشریفات ویژه و از قبل برنامه‌ریزی شده‌ای گفته می‌شود که با هدف خاصی برگزار می‌شود. این تشریفات و گردهمایی‌ها می‌توانند شامل کنفرانس‌ها، سمینارها، نمایشگاه‌ها، کارگاه‌های آموزشی، جشن‌ها و سایر فعالیت‌هایی باشند که افراد را دور هم جمع می‌کنند تا از اطلاعات جدید بهره‌مند شوند، شبکه‌های ارتباطی خود را گسترش دهند و فرصت‌های جدید کسب‌وکار را کشف کنند. اما باید توجه داشته باشید که علم تشریفات برای پاسخ سوال رویداد چیست نکات و ویژگی‌هایی منحصربه‌فردی را تعبیه کرده است. از نظر علم تشریفات اتفاقی رویداد تلقی می‌شود که چهار نکته زیر را رعایت کند:

•    موضوع
•    هدف
•    زمان و مکان
•    شرکت کننده

پس برای آنکه بیاموزیم رویداد چیست و چه مفهومی را می‌رساند باید آن اتفاق را بررسی کنند. البته لازم به‌ذکر است که ویژگی اصلی رویداد چنین است که باید تمامی جلسات از قبل برنامه‌ریزی شوند. در برگزاری رویداد، برنامه‌ریزی به تنهایی نمی‌تواند کارساز باشد و باید در کنار برنامه‌ریزی، مدیر رویداد به خلاقیت و نوآوری نیز توجه داشته باشد.

امروزه به دلیل برگزاری متعدد رویداد در مکان‌های عمومی در زمینه‌های مختلف و تخصص‌های بسیار، باعث شده که برگزاری رویداد به علت ارتقای دانش، افزایش سطح کیفی سازمان و بالا رفتن درآمد یک ابزار مهم و کارآمد در سازمان‌ها شناخته شود.

انواع رویداد

برای معرفی انواع رویداد می‌شود فهرست بلندبالایی از آنها نوشت. بااین‌حال می‌توان رویداد‌ها را بر اساس هدفشان در چند دسته اصلی جای داد.

۱. سازمانی

این رویداد‌ها را یک یا چند سازمان را برگزار می‌کنند. شرکت‌کنندگان این رویداد‌ها با اهداف تجاری، سیاسی، اقتصادی و آموزشی در آنها شرکت می‌کنند. نشست‌های سیاسی، جلسات اتاق‌های بازرگانی و همایش‌های آموزشی جزو این دسته‌اند.

۲. رویداد‌های خیریه و جمع‌آوری کمک‌های مالی

رویداد‌های خیریه و جمع‌آوری کمک‌های مالی با هدف حمایت از اهداف اجتماعی و خیریه برگزار می‌شوند. این رویداد‌ها می‌توانند شامل مهمانی‌های خیریه، کنسرت‌های خیریه، حراج‌ها و بازارچه‌های خیریه باشند. هدف اصلی این رویداد‌ها جمع‌آوری کمک‌های مالی و افزایش آگاهی عمومی درباره مسائل اجتماعی است.

۳. رویداد‌های تجاری و شبکه‌سازی

رویداد‌های تجاری و شبکه‌سازی با هدف ایجاد ارتباطات حرفه‌ای و تقویت روابط تجاری برگزار می‌شوند. این رویداد‌ها می‌توانند شامل نمایشگاه‌های تجاری، سمینار‌ها و کنفرانس‌های تجاری باشند. هدف اصلی این رویداد‌ها ایجاد بستری برای تعامل بین حرفه‌ای‌ها و تقویت شبکه‌های تجاری است.

۴. رویداد‌های مجازی

با پیشرفت فناوری و گسترش اینترنت، رویداد‌های مجازی به یکی از مهم‌ترین انواع رویداد‌ها تبدیل شده‌اند. این رویداد‌ها می‌توانند شامل وبینارها، سمینار‌های آنلاین، کنفرانس‌های مجازی و کلاس‌های آموزشی آنلاین باشند. رویداد‌های مجازی این امکان را فراهم می‌کنند که شرکت‌کنندگان از سراسر جهان بتوانند بدون نیاز به حضور فیزیکی در مکان خاصی، در رویداد شرکت کنند.

یکی از مزایای اصلی رویداد‌های مجازی، کاهش هزینه‌ها و افزایش دسترسی به اطلاعات است. برای مثال، وبینار‌ها به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهند که به صورت زنده با سخنرانان تعامل داشته باشند و سوالات خود را مطرح کنند. همچنین، این رویداد‌ها معمولاً ضبط شده و به عنوان منابع آموزشی برای استفاده بعدی در دسترس قرار می‌گیرند.

۵. تفریحی

هدف این رویداد‌ها لذت‌بردن از زندگی در کنار یکدیگر است. از دورهمی‌های خانوادگی گرفته تا دورهمی‌های همکاران و رفتن به دل طبیعت یا مراکز تفریحی شهر همگی در این دسته قرار می‌گیرند.

۶. فرهنگی و هنری

رویداد‌هایی مانند بزرگداشت شاعران، نویسندگان و افراد مشهور در محل دفن یا زادگاه آنها، برگزاری مراسم مذهبی و ملی و کنسرت‌های موسیقی از رویداد‌های فرهنگی به شمار می‌روند. معمولا گروه‌های بزرگی از مردم در این رویداد‌ها شرکت می‌کنند؛ بنابراین این رویداد‌ها اغلب عمومی‌اند.

۷. رویداد‌های آموزشی و علمی

رویداد‌های آموزشی و علمی شامل کنفرانس‌های علمی، سمینار‌های آموزشی، کارگاه‌ها و نمایشگاه‌های علمی هستند. این رویداد‌ها به منظور تبادل دانش و ارتقاء سطح علمی و آموزشی برگزار می‌شوند و معمولاً با حضور اساتید، دانشجویان و پژوهشگران همراه است.

۸. شخصی

شرکت‌کنندگان در این رویداد‌ها فرد برگزارکننده و آشنایان او هستند. از مهمانی‌های آخر هفته گرفته تا تولد، عروسی، عزا و سالگرد‌های خانوادگی همگی در این دسته قرار می‌گیرند.

رویداد‌ها در انواع و اشکال مختلفی برگزار می‌شوند و هر کدام از آنها با توجه به اهداف و نیاز‌های خود نیازمند برنامه‌ریزی و مدیریت دقیق هستند. از جشن‌ها و مهمانی‌های خانوادگی گرفته تا کنفرانس‌ها و رویداد‌های مجازی، هر رویداد فرصتی برای ارتباط، یادگیری و تجربه لحظات خوش و به‌یادماندنی فراهم می‌کند. با درک بهتر از انواع مختلف رویداد‌ها و نحوه برنامه‌ریزی و اجرای آنها، می‌توان تجربه‌های بهتری برای شرکت‌کنندگان فراهم کرد و اهداف خود را به بهترین نحو ممکن محقق ساخت. همه اینها به پیچیدگی روابط انسانی و موقعیت‌های مختلف بستگی دارند.

مدیریت رویداد 

از آنجایی که اجرای رویداد بدون برنامه‌ریزی امکان‌پذیر نیست، مهم‌ترین هدف مدیریت رویداد برنامه‌ریزی برای اجرای آن است. کار مدیر رویداد برگزاری رویداد‌ها به شکلی است که شرکت‌کنندگان به اهداف آن برسند. برای برگزاری مطلوب هر رویداد کار‌های مختلفی باید انجام شوند. مدیریت رویداد به دنبال ساختارمندکردن این کار‌ها و فراهم‌کردن امکانات لازم برای برگزاری هرکدام است. در کل مدیریت هر چیزی شامل برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، تصمیم‌گیری، هماهنگی و بهره‌گیری صحیح از منابع انسانی و غیرانسانی است. مدیریت رویداد نیز از این قاعده مستثنا نیست. مسئولیت‌های خاص یک مدیر رویداد شامل موارد زیر است:

•    انتخاب و رزرو مکان‌ها
•    هماهنگی سرویس‌دهندگان خارج
•    تعامل با سخنرانان یا سرگرمی
•    ترتیب حمل و نقل و پارکینگ
•    اخذ مجوز‌های لازم و بیمه مناسب
•    رعایت استاندارد‌های بهداشتی و ایمنی
•    تدوین برنامه‌های اضطراری
•    مدیریت بحران و وضعیت در این رویداد
•    طراحی یک برنامه امنیتی
•    نظارت بر این رویداد

این فهرست به هیچ وجه کامل نیست. بنا به دامنه رویداد و سایر متخصصان استخدام شده، مسئولیت شغلی ممکن است متفاوت باشد.

مهارت لازم برای موفقیت در مدیریت رویداد

مدیریت رویداد‌ها برای موفقیت به مهارت‌های سازمانی بسیار خوبی نیاز دارد. توانایی چند وظیفه‌ای و مهار بسیاری از قطعات متحرک ضروری است و در کنار آن سازمان درجه یک، نیاز به مهارت‌های مدیریت زمان کارآمد دارد. توانایی اولویت‌بندی و ماندن در وظیفه همان چیزی است که منجر به یک رویداد موفق می‌شود. مدیریت رویداد با فرایند ایجاد چشم‌انداز برای این رویداد و سپس دیدن آن از زمان اجرا، آغاز می‌شود که هم خلاقیت و هم انعطاف‌پذیری را می‌طلبد. از آنجا که مدیریت پروژه یک عنصر اساسی است و شامل مدیریت نه تنها کارکرد‌ها بلکه تیم‌های افراد نیز می‌شود، مهارت‌های بین فردی نیز مهم هستند. اکنون که اصول اولیه را مدیریت گفته شد، باید پنج مرحله اساسی مدیریت رویداد را شناخت. اینها را می‌توان برای هر رویدادی اعمال کرد و میتوان اطلاعات زیادی از آنها کسب کرد و مستقیماً در رویدادها، به هر شکل یا زمانی قابل اعمال شوند.

مرحله ۱: یک هدف ایجاد کنید و تکالیف خود را انجام دهید

اولین مرحله از هر رویداد موفقیت‌آمیز این است که هدف خود را مشخص کنید و یک برنامه عملیاتی برای چگونگی تحقق آن ایجاد کنید. با شناسایی هدفی که می‌خواهید به آن برسید شروع کنید، روی یک هدف تمرکز کنید و واقعاً دنبال آن بروید. در بسیاری از موارد، این امر بدیهی خواهد بود. به‌عنوان مثال، شاید بخواهید محصول جدیدی معرفی کنید یا شاید بخواهید مخاطب بیشتر جذب کنید. هرچه تحقیقات بیشتری انجام دهید، رویداد دقیق‌تر و کامل‌تر خواهد بود؛ و علاوه بر این، شما درک بیشتری از امکان‌پذیر بودن رویداد خواهید داشت، به خصوص از نظر بودجه و اینکه چگونه با هدف شما مطابقت دارد.

مرحله ۲: موضوع خود را انتخاب کنید و رویداد را مشخص کنید

اکنون که تحقیقات خود را انجام داده اید، زمان آن رسیده است که از یافته‌های اولیه خود برای ایجاد یک برنامه اقدام مشخص برای رویداد خود استفاده کنید. مهم‌تر از همه، این به شما امکان طراحی پایه و اساس رویداد را می‌دهد، بنابراین تمام جزئیات را بررسی کنید، هر چند ممکن است کوچک باشد. برای به دست آوردن طراحی پایه رویداد، باید به این سوالات دقت کرد و از آنها در حل جزئیات کمک گرفت:

•    موضوع رویداد چیست؟
•    مخاطب هدف کیست؟
•    این رویداد کجا و چه زمانی برگزار می‌شود؟
•    فرمتش چیه
•    مدت زمان رویداد چقدر است؟
•    چند شرکت کننده را می‌توانم انتظار داشته باشم؟
•    چه کسی در این مراسم سخنرانی خواهد کرد؟
•    آیا من فعالیت یا سرگرمی ارائه می‌دهم؟
•    چگونه می‌توانم شرکت کنندگان را درگیر نگه دارم؟
•    آیا هزینه بلیط دریافت خواهید کرد؟
•    آیا نیاز به حامیان مالی دارید؟
•    به چه فناوری رویدادی نیاز دارم؟

مرحله ۳: جزئیات را بررسی کنید

در حال حاضر ایده خوبی از اینکه رویداد چگونه باید باشد دارید، به این معنی که زمان آن رسیده که این رویداد را به واقعیت تبدیل کنید. این مرحله بسیار وقت گیر است و شامل لیستی طولانی از اقدامات رویدادی که در حال اجرا آن هستید، است (به لیست زیر مراجعه کنید).

•    یافتن مکان‌ها (یا پلتفرم‌های رویداد آنلاین)، فروشندگان، سخنرانان، حامیان مالی و غیره.
•    ساخت یک وب سایت رویداد و راه اندازی ارتباطات قبل از رویداد
•    بازاریابی رویداد و توسعه
•    ردیابی RSVP‌ها و شماره‌های ثبت رویداد
•    ارتباطات شرکت کنندگان
•    تدارکات رویداد در روز
•    طراحی و نهایی کردن اسناد رویداد‌های مهم مانند دقیقه به دقیقه
•    طراحی فرآیند ورود به رویداد و ایجاد علائم
•    ارتباطات پس از رویداد

مرحله ۴: برگزاری رویداد

بعد از تمام کار‌هایی که انجام دادید حالا روز برگزاری رویداد رسیده است. اکنون زمان برگزاری رویدادی است که شرکت کنندگان شما را درگیر و هیجان زده کند. در اینجا برخی از اقداماتی است که باید انجام شود تا به راحتی و با آرامش از آخرین مانع عبور کنید و اطمینان حاصل کنید که یک رویداد آرام و موفق را اجرا می‌کنید ذکر شده است:

•    اطمینان از اینکه همه چیز تنظیم شده است
•    ثبت نام
•    ارتباط مهمان
•    مدیریت مشکلات غیر منتظره و شرایط اضطراری
•    پشتیبانی سخنران و مهمان
•    شبکه‌های اجتماعی و تعامل با مخاطب
•    تحویل-رویداد‌ها

مرحله ۵: وظایف پس از رویداد

رویداد به پایان رسیده است. اما در اینجا متوقف نمی‌شود. در حال حاضر باید ایده خوبی از نحوه برگزاری رویداد داشته باشید و زمان آن رسیده است که بازخورد‌ها را جمع آوری کنید. شرکت کنندگان را دنبال کنید و برای آینده برنامه ریزی کنید. اولین اقدام، که ۱۲ تا ۴۸ ساعت پس از رویداد انجام می‌شود، ارسال یک ایمیل تشکر همراه با نظرسنجی پس از رویداد برای شرکت کنندگان است. این به شرکت کنندگان زمان زیادی می‌دهد تا نحوه برگزاری رویداد را هضم کنند و بینش زیادی در مورد چگونگی بهبود در اختیار شما قرار می‌دهد.

نقش خدمات مدیریت رویداد

شرکت‌های مدیریتی و برگزار کننده رویداد، برای برنامه‌ریزی و اجرای رویداد‌های شرکت‌های بزرگ و نیز رویداد‌های خاص به کار گرفته می‌شوند. در حالی که عروسی‌ها و کنسرت‌ها اتفاقات متداولی برای یک حرفه‌ای است، رویداد‌های ورزشی، میهمانی‌ها و مجالس بزرگ نیز مواردی هستند که می‌توانند از مدیریت رویداد‌ها بهره‌مند شوند.

نهاد‌های دولتی، غیرانتفاعی، انجمن‌ها و شرکت‌ها همه از شرکت‌های مدیریت رویداد‌ها برای هماهنگی رویداد‌ها و جلسات مهم استفاده می‌کنند. عملکرد آن اغلب می‌تواند در یک بازاریابی شرکتی یا بخش روابط عمومی یا به عنوان بخشی از کارکنان رویداد‌های خاص آنها پیدا شود.

چشم‌انداز شغلی مدیریت رویداد

مدیریت رویداد شغلی رو به رشد است. به‌دلیل زندگی شهری و تنوع کسب‌وکار‌ها و سازمان‌ها در دنیا، برگزاری رویداد‌های مختلف همیشه نیازمند برنامه‌ریزی و مدیریت است؛ بنابراین کسانی که در این حوزه فعالیت می‌کنند، بعید است که بیکار بمانند. در حال حاضر، بخش‌هایی مانند رویداد‌های کاری، رویداد‌های مرتبط با گردشگری و رویداد‌هایی مانند عروسی و عزا و تولد از پررونق‌ترین حوزه‌های کاری در کشور ما به شمار می‌روند.

اشتباهات رایج در برگزاری رویداد

تمام فعالیت‌ها و اتفاقات روزمره انسان‌ها، با یکسری اشتباهات روبه‌رو می‌شوند که باید از بروز آنها جلوگیری شود تا بعد‌ها دچار دردسر نشود. اشتباهات رایج در برگزاری رویداد چند مورد است که مدیر رویداد می‌تواند از انجام آنها پرهیز کند تا یک رویداد فوق‌العاده را برای مشتریان اجرا کند.

۱. شخص‌محوری در برگزاری رویداد‌های تجاری
۲. تبلیغات دیرهنگام برای رویداد تجاری
۳. دست‌کم گرفتن رابطه‌ی میان کمیت و کیفیت در برگزاری رویداد
۴. انتخاب یک زمان نامناسب برای برگزاری رویداد
۵. رها کردن شرکت‌کنندگان بعد از برگزاری رویداد
۶. نادیده گرفتن ویژگی‌های بهترین پلتفرم برگزاری رویداد تجاری آنلاین