چگونه یک نرم‌افزار بخریم؟
مهدی صادقی مالمیر، کارشناس ارشد فناوری اطلاعات و فعال اقتصادی
در دنیای مدرن، داد و ستد اقتصادی از اصول زندگی انسان‌هاست. انسان‌ها
همواره کوشیده‌اند تا با برنامه‌ریزی مناسب و کسب اطلاعات درباره کالای
مورد نیاز خود، بهترین و مفیدترین خرید را انجام دهند. گاهی خریدن محصولی
می‌تواند نه تنها هزینه تلقی نشود بلکه به نوعی سرمایه‌گذاری نیز محسوب
مي‌شود. در هر خریدی پارامترهایی وجود دارند که رعایت آن‌ها می‌تواند منجر
به حس رضایت در خریدار شود و پس از سپری شدن مدت زمانی مشخص، به این نتیجه
برسد که خریدی موفق و درست انجام داده است. قطعا صنعت و خرید نرم‌افزار نیز
به عنوان یک کالای استراتژیک در عصر حاضر، نه‌تنها از این قاعده مستثنی
نیست، بلکه با توجه به اهمیت آن دقت بیشتری را می‌طلبد. امروزه با گسترش
ارتباطات و فناوری‌های مدرن، دانش رایانه‌ای به موضوعی حیاتی تبدیل شده
است. استفاده از نرم‌افزارهای رایانه‌ای کم کم در بسیاری امور جای انسان را
می‌گیرد و بعضا خروجی این کار بهینه‌تر از تلاشی انسانی می‌شود.اما در خرید نرم‌افزار چه پارامترهایی اهمیت دارد؟
با توجه به اینکه هر نرم‌افزار چندین گروه استفاده کننده (مانند کاربر ورود اطلاعات، مدیران میانی، مدیران ارشد و صاحبان کسب و کار، سازمان قانونی مانند دارایی و بیمه) دارد، به بررسی اهمیت و ویژگی مدنظر هر یک از این گروه‌ها می‌پردازیم.
کاربران: از دید کاربران مهم‌ترین پارامتر، رابط کاربری است. اگر رابط کاربری درست طراحی شده باشد، کاربر هم به راحتی با نرم‌افزار ارتباط برقرار کرده و هم در مدت کوتاهی آن را فرا می‌گیرد و از کار مداوم روزانه با آن احساس خستگی و کلافگی نمی‌کند. مدیران میانی : از دید مدیران میانی، صحت عملکرد و پوشش نیازهای بخش خود، مهم‌ترین پارامترهای خرید نرم‌افزار است. درباره صحت عملکرد و کامل بودن تحلیل، اگر یک نرم‌افزار تحلیل، پیاده سازی و تست شده باشد، از صحت عملکرد برخوردار است و مدیران هر بخش می‌توانند با آرامش خاطر کارهای روزمره خود را با آن به انجام رسانند و دغدغه اصطلاحا باگ نرم‌افزار و یا ناقص بودن فرآیند آن را ندارند تا مجبور باشند قسمتی از کار را سیستمی و قسمتی را دستی یا با اکسل و ... انجام دهند. می‌توانند با خیالی آسوده به سیستم اتکا کرده و کلیه کارهای روزمره بخش خود را با سرعت بالا و نرم‌افزاری انجام دهند. مدیران ارشد: از دید مدیران ارشد گزارشات، یکپارچگی و تنوع محصولات شرکت، تامین‌کننده مهم‌ترین بخش یک نرم افزار است. گزارشات: مدیران ارشد بر اساس اطلاعات به طور مداوم در حال تصمیم‌گیری برای کسب و کار خود هستند، به هر میزان تنوع گزارشات بیشتر و کیفیت آن‌ها بالاتر باشد، مدیران ارشد را در تصمیم‌گیری یاری کرده و عملا نرم‌افزار با گزارشات به‌هنگام و دقیق خود نقش تامین اطلاعات برای تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی آن‌ها را ایفا می‌کند. یکپارچگی: عمر سیستم‌های جزیره‌ای در عمل به پایان رسیده و همه سازمان‌ها نیاز جدی به نرم افزارهای یکپارچه دارند تا به کمک آن علاوه بر جلوگیری از تکرار عملکردها، صحت و سرعت ورود اطلاعات ( با کاهش تعداد دفعات آن) افزایش یافته و در عین حال تمام بخش‌های یک سازمان مانند بخش‌های مختلف بدن انسان، یکپارچه عمل کنند. برای نمونه واحد فروش، سفارشی از مشتری دریافت و ثبت نماید و به طور اتوماتیک موجودی مربوطه کسر یا ذخیره شود؛ اگر موجود نیست و باید تولید شود، در دستور کار واحد تولید قرار گیرد و اگر باید خرید انجام شود، در سیستم تدارکات داخلی و خارجی ثبت سفارش شود و تمام مراحل به‌صورت یکپارچه و مکانیزه اتفاق بيفتد.
تنوع محصولات شرکت تامین کننده نرم افزار
هر چه محصولات شرکت تامین‌کننده نرم‌افزار گسترده‌تر باشد، عملا گزارشات جامع‌تر و یکپارچگی عمیق‌تری در اختیار مشتری می‌گذارد. صاحبان کسب‌و کار: از دید صاحبان کسب و کار، مجموعه پارامترهای مهم در خرید نرم افزار، استقرار عملیاتی نرم افزار، سرعت عملیاتی شدن ، تنها نماندن در آینده، عدم نیاز به تعویض نرم‌افزار ( یک‌بار هزینه ریالی و زمانی انجام شود) پس از مدتی استفاده از نرم افزار است. استقرار عملیاتی نرم افزار: متاسفانه بسیاری از شرکت‌های ارائه‌کننده نرم‌افزار به‌جای استقرار، آن را آموزش می‌دهند و این نیاز اصلی یک سازمان در این حوزه نیست، بلکه یک سازمان به امکان استفاده از نرم‌افزارهای خریداری شده به صورت اصولی و کامل نیاز دارد که این مهم، با استقرار امکان‌پذیر است. سرعت عملیاتی شدن نرم افزار: هر چه سریع‌تر نرم‌افزارها عملیاتی شوند، نرخ بازگشت سرمایه و امکان رقابت بهتر سازمان مشتری را بر اساس زیر ساخت IT محور فراهم می‌کند. تنها نماندن در آینده: این یکی از دغدغه‌های مهم صاحبان کسب و کار است که آیا در آینده محصولات جدید نرم‌افزاری به سبد محصول فروشنده اضافه خواهد شد يا خير. مثلا وقتی CRM بیاید، آیا این محصول به محصولات فروشنده اضافه می‌شود؟ BPMS چطور ؟ و... .شوربختانه در این زمینه شرکت‌هایی با پیشینه زیاد و گاها تا بیست سال، در ایران سابقه خوبی ندارند و همان محصولات مالی که در فضایDOS ارائه می‌دادند را به ویندوز آوردند یا شرکت دیگر که روزی در نرم‌افزاری مالی فعال بود، اکنون تمام انرژی خود را صرفا به محصول جدیدی مانندBPMS اختصاص می‌دهد. چه تضمینی وجود دارد در آینده این محصول را نیز رها نکرده و تمرکز را به محصول دیگری ندهد؟ به هر روی، مشتری حق دارد بداند در آینده آیا تنها می‌ماند یا خیر؟ بهترین پاسخ عملکرد سالهای گذشته تامین‌کننده نرم‌افزار است. عدم نیاز به تعویض نرم‌افزار: اکثر قریب به اتفاق سازمانهای ایرانی چندین مرتبه این مساله را تجربه کرده‌اند و حتی خود به این جمع‌بندی رسیده‌اند که چون سازمان‌شان رشد کرده باید این اتفاق بیفتد، اما آیا تامین‌کننده‌ای نیست که از شروع تا همیشه با مشتری باشد؟ هزینه‌های تغییر نرم‌افزار بسیار گزاف است. سازمانهای ایرانی باید به جای تعویض نرم افزار به فکر توسعه عمق نرم‌افزاری خود و تجهیز گسترده‌تر خود به لایه دیتا باشند. یک بار هزینه کنند (این هزینه در واقع همان سرمایه‌گذاری است) و سپس همزمان با بهره‌برداری آن را توسعه دهند. با توجه به ابعاد یک کسب‌و کار، بسیاری از این افراد (کاربران، مدیران میانی و...)ممکن است مثلا درفروشگاهی یک تا دو نفر و در یک سازمان بزرگ ،هر قسمت از این افراد در قالب تیم‌های مختلف باشند، اما پارامترهای خرید نرم افزار و دغدغه‌ها مشترک است.
منبع: روزنامه قانون
